Dániában az állami hivatalok jelentős része már nem is fogad be mást, csak elektronikusan küldött dokumentumokat, ezzel védi a környezetet, spórol az államnak és az állampolgárnak.

Több nagy nemzetközi autógyár és hipermarket-lánc beszállítói számára is természetes, hogy a megrendeléseket, számlákat, teljesítésigazolásokat papírok és faxok helyett zárt elektronikus rendszerben áramoltatják. Ha a magyar cégek is áttérnének az e-számlázásra, ezzel hazánk gazdasága 400 millió papír számlától és közel 4 milliárd euró fölösleges kiadástól szabadulna meg évente. A teljes körű e-számlázási megoldások európai szakértője, a finn Itella Information minderre kényelmes, tiszta és takarékos szolgáltatást tesz elérhetővé a havonta legalább 1000 számlát befogadó vagy kibocsátó cégek számára - immár Magyarországon is.

Az Itella Information, az Itella Group elektronikus számlázással foglalkozó leányvállalata a 90-es évektől kezdve kínál költség- és környezetkímélő megoldásokat a számviteli folyamatok racionalizálása és hatékonyabbá tétele céljából. A fejlett informatikai megoldások segítségével a vállalatok sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudják számviteli folyamataikat intézni.

E-számlával versenyelőnybe kerülnek a cégek

Az Európai Unió országaiban évente több mint 30 milliárd számla keletkezik, és ez a környezet mellett a vállalatok adminisztrációs költségeit is komolyan megterheli. A számlázási tevékenységhez kapcsolódó kiadások hazai viszonylatban is jelentősek, melynek árát nem csak a gazdálkodó szervezetek fizetik meg, hanem a végfelhasználók, a lakossági fogyasztók is. "Bár a környezet iránt elkötelezett vállalatok az e-átmenettel (e-Transition) akár évi 16 millió fát is megmenthetnek a kivágástól, ami hatalmas kincs, az e-számlázásra való áttérés mégsem csak zöld ügy, hanem legalább ennyire gazdasági önérdek is a cégek és az egyes országok számára" - mutatott rá az e-megoldások előnyeire Miikka Savolainen, az Itella Information európai leányvállalatainak felelős vezetője egy budapesti szakmai kerekasztal-beszélgetésen.

Bejövő számlák költségelemzése papír vs. elektronikus alapon



60% megtakarítás csak a számlakezelésen

A vállalatok papír alapú számlakezelési költségeikhez képest akár 60%-kal alacsonyabb költségszintet is elérhetnek az elektronikus számlázásra való áttéréssel. Az e-számlázással és a tevékenység kiszervezésével a papírra, nyomtatásra vagy éppen a kézbesítésre fordított kiadások csökkentése mellett a vállalatok szervezetileg is hatékonyabban tudnak működni. Sokkal kisebb a házon belül jelentkező fölösleges adminisztrációs teher és kevesebb az ebből adódó hibalehetőség is, ezáltal jelentős pénzügyi és belső szervezeti erőforrásokat szabadíthatnak fel fő üzleti tevékenységeik számára.

Kimenő számlák költségelemzése papír vs. elektronikus alapon



A XXI. század tökéletes számlája a megszületésétől a hosszas utóéletének legvégéig a virtuális térben marad. Egy digitális dokumentum, egy virtuális, de egyben minősített és hiteles bizonylat, amely ugyanolyan jogerővel bír, mint papíralapú elődje. Ha a hagyományos hivatalos levelezést felválthatta a céges e-mail, akkor eljött az ideje annak, hogy a vállalatok a papír alapú számlázást is lecseréljék a modern elektronikus megoldásokra.

Az e-számlázás lépcsőfokai

Az Itella Information 2010-es, 16 országra kiterjedő kutatása szerint Magyarország e-átmenet tekintetében jócskán el van maradva Nyugat-Európához, főként Nagy-Britanniához vagy a skandináv országokhoz képest, de Németországhoz vagy a szomszédos Ausztriához viszonyítva is rosszul állunk. Ezek az országok mind évekkel ezelőtt elindultak az e-átállás útján, sokféle módszert kipróbáltak, és ma előttünk tartanak. "Magyarország könnyen léphet e-számlázásban az utolsókból az elsők közé, ha egyből a legfejlettebb és legtakarékosabb elektronikus számlakezelési rendszereket adaptálja. Az ehhez szükséges teljes körű know-how szerencsére már Magyarországon is rendelkezésére áll és bevezethető" - emelte ki Niko Savikko, az Itella magyar leányvállalatának ügyvezetője.

1. A minősített képfájlként (pdf formátumban, elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva), e-mailen küldött számla is e-számla ugyan, de a hatékony pénzügyi folyamatokat támogató megoldások már fejlettebb lehetőségeket is kínálnak.

2. Az e-számlázás segítségével a számlák már egyáltalán nem öltenek papír alakot, így nincs többé nyomda- és postaköltség sem. A számlák eleve elektronikusan kerülnek kiállításra és továbbításra, hordozhatnak olyan intelligens elemeket, melyek segítségével a vevő rendszere azokat automatikusan számviteli információkká tudja dekódolni.

3. A nemzetközi gyakorlat (pl. multinacionális vállatoknak beszállító hazai kkv-k esetében) egyre intenzívebben igényel olyan standardizált e-számla formátumokat is (pl.: OB10, Crossgate), melyek a közeljövőben nélkülözhetetlenek lesznek a versenyben maradáshoz Magyarországon is.

4. Egyes szektorokban a leggyorsabb és legtakarékosabb megoldást az EDI rendszerek jelentik, amikor eladó és vevő informatikai rendszerei egy zárt adatkapcsolaton keresztül bonyolítják le a tranzakciókat a számlázástól az archiválásig.

Az Itella Information mindezen standardok bevezetéséhez szakértői konzultációt és teljes körű e-számlakezelési megoldásokat tesz hozzáférhetővé immár Magyarországon is. Az Itella Information Európa-szerte több ezer közép- és nagyvállalat e-számlakezelését támogatja kimenő és bejövő számlaoldalon, melynek során jelentős nemzetközi tapasztalatot halmozott fel a nagy volumenű elektronikus számlafeldolgozás területén. A kiforrott gyakorlat révén az Itella a vevői számlák, felszólító levelek költséghatékony digitális előállítása és továbbítása, valamint a szállítói számlák digitalizálása és archiválása terén egyaránt költséghatékonyan kiszervezhető megoldásokat kínál. ( www.itella.hu )
(logsped)